Ochrana osobných údajov
Vyhlásenie prevádzkovateľa o ochrane osobných údajov a nakladaní s nimi
podľa článku 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)
1. Kontaktné údaje prevádzkovateľa
Prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje, je spoločnosť doem, s.r.o., Komenského 31, 010 01 Žilina, IČO: 36 395 480, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina, odd.: Sro, vložka č.12577/L, (ďalej len ako „prevádzkovateľ“).
Dotknuté osoby sa môžu obracať so svojimi pripomienkami a žiadosťami týkajúcimi sa spracúvania osobných údajov na spoločnosť doem, s.r.o., a to písomnou formou alebo osobne na adrese: Komenského 52/A, 010 01 Žilina
- v čase od 8:00 do 16:00 počas pracovného týždňa,
- tel. kontakt 041/500 15 08; e-mail: office@doem.sk
Zásady ochrany osobných údajov
Vaše osobné údaje sú spracúvané zákonne, korektne, transparentne a uchovávané bezpečne po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k Vašim osobným údajom majú výlučne len osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov. Prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií sa neuskutočňuje. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.
2. Účel a právny základ spracúvania osobných údajov
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na tieto účely:
a) Vedenie účtovnej a obchodnej agendy podnikateľa
Osobné údaje z oblasti účtovníctva a obchodnej agendy. Osobné údaje sa uchovávajú po dobu, akú vyžaduje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, a podobne (10 rokov). Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci.
b) Príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru a povinnosti zamestnávateľa z toho vyplývajúce
Osobné údaje z oblasti personálnej a mzdovej agendy a z oblasti BOZP. Osobné údaje zoblasti personálnej a mzdovej agendy sú uchovávané po dobu dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého). Osobné údaje z oblasti BOZP sa uchovávajú po dobu 2 rokov od ukončenia pracovného pomeru. Právnym základom spracúvania je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia a pracovná zmluva alebo dohoda v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia uzatvorená s dotknutou osobou podľa Zákonníka práce. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť úplné a pravdivé osobné údaje v potrebnom rozsahu; v prípade neposkytnutia osobných údajov nie je možné uzatvoriť pracovnú alebo obdobnú zmluvu.
Príjemcami osobných údajov zamestnanca budú: zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, vzdelávacie agentúry a školitelia, subjekt zabezpečujúci pracovnú zdravotnú službu, pracovné zdravotné posudky a posudzovanie zdravotnej spôsobilosti, externá spoločnosť zabezpečujúca BOZP, Inšpektorát práce, subjekty zabezpečujúce poštové služby, poskytovatelia telekomunikačných služieb, zákazníci a dodávatelia zamestnávateľa, subjekty zabezpečujúce rozvoj, správu a podporu informačných technológií, spoločnosť, na ktorej serveroch sú osobné údaje uložené, orgány verejnej moci v špeciálnych prípadoch aj súdy, orgány činné v trestnom konaní a exekútori.
c) Preukázanie odbornej spôsobilosti zamestnancov prevádzkovateľa pri vstupe na stavenisko iného zamestnávateľa
Osobné údaje zamestnancov sú pre tento účel spracovávané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, vyplývajúcich predovšetkým zo zákona č.124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Osobné údaje sú uchovávané po dobu ukončenia pracovného pomeru zamestnanca. Príjemcami osobných údajov sú objednávatelia výkonu prác realizovaných zamestnancami prevádzkovateľa a rovnako príjemcami môžu byť orgány štátnej správy, v prípade vykonania kontroly.
d) Uzatváranie a plnenie predmetu zmluvy a zmluvných vzťahov
Osobné údaje z oblasti zmlúv uzatvorených medzi prevádzkovateľom a kupujúcim. Osobné údaje ako názovspoločnosti (titul, meno apriezvisko), sídlo spoločnosti (adresa, adresa doručenia), IČO, DIČ, IČ DPH fyzickej osoby podnikateľa sú spracovávané auchovávané po dobu, akú vyžaduje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Predovšetkým podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (10rokov). Spracúvanie osobných údajov ako je email a telefónny kontakt je rovnako nevyhnutné na plnenie zmluvy uzatvorenej na diaľku prostredníctvom e-shopu prevádzkovateľa. Doba ich uchovania je z dôvodu archivácie rovnako 10 rokov po uskutočnení objednávky kupujúcim. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa - právo podnikať v rozsahu predmetu jeho činnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia. Pri uzatváraní kúpnej zmluvy na diaľku sú príjemcami osobných údajov zákazníkom zvolené prepravné spoločnosti: Direct Parcel Distribution SK, s.r.o. so sídlom Rožňavská 1, 83104 Bratislava, IČO: 35834498 a Slovenský doručovací systém, s.r.o. so sídlom Družby 22, 97401 Banská Bystrica, IČO: 45497885 ( Sprostredkovateľ).
e) Príprava a realizácia podnikatelských aktivit prevádzkovateľa
Osobné údaje z oblasti obchodnej komunikácie. Doba uchovania takýchto osobných údajov je 5 rokov po zaniknutí obchodnoprávneho vzťahu. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia a teda právo podnikať v rozsahu predmetu svojej činnosti. Príjemcami osobných údajov z oblasti obchodnej komunikácie sú spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológií, poskytovatelia telekomunikačných služieb, poskytovatelia dátových úložísk a v špeciálnych prípadoch aj súdy a orgány činné v trestnom konaní.
f) Poistenie a zdokumentovanie škodovej udalosti pri výkone povolania
Osobné údaje zoblasti poistenia a vzniku poistnej udalosti. Osobné údaje sú uchovávané po dobu, akú stanovujú osobitné predpisy. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom v zmysle čl. 6 ods. 1 písm f. Nariadenia. Príjemcami osobných údajov sú: komerčné poisťovne, súdy a orgány činné v trestnom konaní.
g) Ochrana majetku prevádzkovateľa a zdravia fyzických osôb nachádzajúcich sa v monitorovacom priestore ako aj priebežné získavanie dôkazov pri vzniknutých bezpečnostných incidentoch.
Osobné údaje získané z monitorovania vonkajších a vnútorných priestorov prevádzkovateľa kamerovým systémom. Doba uchovávania takýchto osobných údajov v podobe videozáznamov je 15 dní. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa alebo tretej osoby - právo na ochranu majetku, právo na ochranu zdravia fyzických osôb a právo vyžadovať dodržiavanie verejného poriadku v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Účelom spracúvania takto získaných osobných údajov je: zamedzenie prístupu neoprávnených osôb do priestorov prevádzkovateľa, predchádzanie vzniku kriminality, narúšania bezpečnosti a odhaľovania kriminality. Z hľadiska bezpečnosti spracúvania osobných údajov sú videozáznamy uchovávané v chránenom priestore a na úložisku, ktoré nie je pripojené na internetovú sieť. Prístup k videozáznamom majú len opravnené osoby prevádzkovateľa. Monitorovaný je len nevyhnutný priestor, ktorý neobmedzuje práva osôb na ich súkromie a je náležite označený. Na monitorovanie kamerovým systémom upozorňujú piktogramy, ktoré sú umiestnené na vstupoch do zaznamenávaného priestoru a obsahujú symbol kamery s upozornením na monitorovanie priestoru, identifikáciu prevádzkovateľa spracúvajúceho osobné údaje s odkazom na podrobnejšie informácie o ich spracovaní. Okoloidúce subjekty tak majú možnosť rozhodnúť sa, či vstúpia do sledovaného priestoru. Zamestnanci prevádzkovateľa sú o prítomnosti kamier informovaní vnútorným predpisom. Pri vzniku trestnej činnosti sú príjemcami osobných údajov súdy a orgány činné v trestnom konaní.
h) Žiadosti dotknutých osob
Osobné údaje fyzických osob uplatňujúcich si práva dotknutých osôb sa spracúvajú za účelom plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej z nariadenia a zo zákona č. 18/2018 Z. z. Doba uchovania takýchto osobných údajov je 5 rokov. Príjemcami sú oprávnené orgány štátu, ak poskytovanie údajov prebieha na základe zákonnej povinnosti, Úrad na ochranu osobných údajov SR a subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov je prevádzkovateľovi zo zákona dané.
i) Realizácia výberového konania/evidencia uchádzačov o zamestnanie
Bežné osobné údaje uchádzača o zamestnanie. Osobné údaje sú spracovávané len na základe súhlasu dotknutej osoby. Uchovávané sú po dobu ukončenia výberového konania, avšak vprípade rozhodnutia dotknutej osoby ukončiť proces výberového konania je možné kedykoľvek ho odvolať prostredníctvom e-mailu zaslaného na adresu: office@doem.sk.
j) Marketingové zasielanie newslettrov prostredníctvom e-shopu
Osobné údaje: e-mail. Osobné údaje sú spracovávané len na základe súhlasu dotknutej osoby. Súhlas so spracovaním osobných údajov je poskytovaný na dobu neurčitú, avšak je možné kedykoľvek ho odvolať prostredníctvom e-mailu zaslaného na adresu: office@doem.sk.
k) Kontaktovanie prevádzkovateľa prostredníctvom webového formulára
Osobné údaje: meno a e-mail sú povinné, tel.č. voliteľné. Osobné údaje sú spracovávané za účelom evidencie a vybavenia podnetov, otázok, sťažností, reklamácií a iných správ, ktoré sú nám adresované. Osobné údaje sú spracovávané na základe súhlasu dotknutej osoby, ktorý udelí označením zaškrtávacieho políčka. Bez udeleného súhlasu nie je možné správu odoslať. Súhlas so spracovaním osobných údajov je poskytovaný po dobu trvania stanoveného účelu, avšak je možné ho kedykoľvek odvolať prostredníctvom e-mailu zaslaného na adresu: office@doem.sk.
3. Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má právo na prístup k svojim údajom. Na základe žiadosti dotknutej osoby vystaví prevádzkovateľ potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby, ktoré sa jej týkajú. Pokiaľ prevádzkovateľ tieto údaje spracúva, vystaví na základe žiadosti kópiu týchto osobných údajov dotknutej osoby.
Vystavenie prvej kópie podľa ods. 7 je bezplatné. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré osoba požiada, bude prevádzkovateľ účtovať poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom, ktoré mu s vystavením kópie vzniknú. Pokiaľ osoba požiada o informácie formou elektronických prostriedkov, budú jej poskytnuté v bežne používanej elektronickej podobe, a to formou e-mailu, pokiaľ nepožiada o iný spôsob.
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, pokiaľ o nej prevádzkovateľ eviduje nesprávne osobné údaje. Zároveň má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov. Prevádzkovateľ vykoná opravu, prípadne doplnenie osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, čo ho dotknutá osoba požiada.
Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, za predpokladu, že:
k) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
l) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva,
m) dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu osobných údajov podľa ods. 17,
n) osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
o) je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo
p) osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti osobe mladšej ako 16 rokov.
Dotknutá osoba nebude mať právo na výmaz osobných údajov za predpokladu, že je ich spracúvanie potrebné:
q) na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie;
r) na splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,
s) z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia,
t) na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, pokiaľ je pravdepodobné, že právo na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania, alebo
u) na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ vykoná výmaz osobných údajov dotknutých osôb na základe žiadosti, a to bez zbytočného odkladu po tom, čo vyhodnotí, že žiadosť dotknutej osoby je dôvodná.
Dotknutá osoba má právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, pokiaľ:
v) napadne správnosť osobných údajov námietkou podľa ods. 17, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
w) spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba žiada namiesto výmazu osobných údajov obmedzenie ich použitia;
x) prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
y) dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného nároku prevádzkovateľa, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.
Pokiaľ dotknutá osoba žiada o obmedzenie spracúvania jej osobných údajov, prevádzkovateľ nebude s dotknutými údajmi vykonávať žiadne spracovateľské operácie, okrem uchovávania, bez súhlasu dotknutej osoby.
Dotknutá osoba bude prevádzkovateľom informovaná, pokiaľ bude obmedzenie spracúvania týchto údajov zrušené.
Dotknutá osoba má právo na prenosnosť údajov, čo znamená získanie osobných údajov, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, pričommá právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi v bežne používateľnom a strojovo čitateľnom formáte za predpokladu, že osobné údaje boli získané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy a ich spracovanie prebieha formou automatizovaných prostriedkov.
Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie. Dotknutá osoba môže namietať spracúvanie jej osobných údajov na základe:
z) právneho titulu plnenia úloh realizovaných vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, alebo z právneho titulu oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
aa)spracúvania osobných údajov na účely priameho marketingu,
bb) spracovania na účely vedeckého či historického výskumu alebo na štatistické účely. Pokiaľ dotknutá osoba namietne spracúvanie osobných údajov na účely priameho marketingu podľa ods. 17 písm. b), jej osobné údaje prevádzkovateľ nemôže ďalej spracúvať.
Prevádzkovateľ doručenú námietku v primeranom čase posúdi. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.
Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, pokiaľ bolo spracúvanie osobných údajov založené na tomto právnom titule. Dotknutá osoba svoj súhlas odvolá kontaktovaním prevádzkovateľa so svojou požiadavkou akýmkoľvek zvoleným spôsobom. Zákonnosť spracúvania osobných údajov na základe udeleného súhlasu však nie je jeho odvolaním dotknutá.
Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, pokiaľ sa domnieva, že boli porušené jej práva v oblasti ochrany osobných údajov.